Control documental: cómo diseñar un sistema que la gente use
«Procedimientos_FINAL_v3_bueno.» Si en tu organización existe una carpeta con un nombre parecido, tu control documental no está funcionando, aunque la auditoría diga lo contrario.
El sistema de calidad más caro es el que nadie encuentra: se pagan horas en escribirlo, revisarlo y auditarlo, y luego cada persona trabaja con su propia versión.
Cinco principios
- Un único lugar. Si la documentación está en dos sitios, en la práctica no está en ninguno.
- Buscar como busca la gente. Por el nombre del proceso o la tarea («cómo dar de alta a un proveedor»), no por el código de la norma.
- Documentos cortos. Diagramas, listas de verificación y una página cuando sea posible. Lo largo no se lee.
- Responsable y fecha de revisión visibles. Para saber a quién preguntar y si está vigente.
- Avisos selectivos. Comunicar cada cambio a quien le afecta, no a toda la organización.
Qué documentar y qué no
La ISO 9001 da bastante libertad sobre cuánta información documentada necesitas. Documenta lo que, si se hace mal, causa un daño, un incumplimiento o una reclamación. Lo demás puede vivir en formación y en la práctica del equipo.
Un portal de calidad que funcione
He creado portales de calidad y gestión documental en un grupo hospitalario de 20 hospitales y en una escuela de negocios, sobre herramientas que la organización ya tenía, como SharePoint. Lo que marcó la diferencia no fue la herramienta: fue organizarlo por procesos, hacer que se encontrara todo en dos clics y conseguir que cada área tuviera a alguien responsable de mantener sus documentos al día.
Lista rápida para empezar en 30 días
- Inventario de todo lo que hay y dónde está.
- Decidir el lugar único y la estructura por procesos.
- Eliminar duplicados y versiones antiguas.
- Asignar responsable y fecha de revisión a cada documento.
- Explicar a cada equipo dónde está lo suyo, en diez minutos y en su lugar de trabajo.
Si tu documentación de calidad está repartida entre carpetas y correos, ordenarla es uno de los primeros pasos de cualquier proyecto que hago.
Estandarización multicentro
Que todos tus centros trabajen igual de bien, sin perder su identidad.
Sigue leyendo: Qué es un sistema de gestión de calidad (y por qué no es papeleo)
Responsable de Calidad y Excelencia Operacional. 18 años en sanidad, atención al cliente, industria y educación. Creadora del Método SINCRO.
La Carta SINCRO
Una idea práctica cada quince días para que la calidad funcione igual en todos tus centros.
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